25. Mai 2018 ǀ München Ismaning

maiCatch: Kontaktdaten innovativ scannen und verarbeiten

Kontakte und Leads durch das Scannen von Visitenkarten nicht nur für die Adressverwaltung, sondern auch als Impuls für Geschäftsprozesse nutzen:

maiCatch erspart Mitarbeitern im Vertrieb besonders nach Messen und Veranstaltungen einige Stunden Arbeit pro Woche.

Nach der Messe fängt die Arbeit für das Vertriebsteam eines Elektronikkonzerns erst an. Kontakte wurden geschlossen und interessante Gespräche geführt. Ein paar Stichworte sind auf Visitenkarten gekritzelt, andere Besprechungsdetails mit potenziellen Kunden auf Zettel notiert. „Vertriebsmitarbeiter sitzen nicht selten bis spät in die Nacht über dem Mitgeschriebenen und übertragen die relevanten Informationen händisch ins CRM-System“, meint Peter Öttl. Der Produktverantwortliche für maiCatch bei maihiro hat für solche Fälle nun eine Lösung parat. Während der Gespräche mit potenziellen Kunden scannen die Kollegen die Visitenkarten der Gesprächspartner. Name, Firma, Kontakt-daten, Adresse sowie Gesprächsmitschnitte werden automatisch in der CRM-Software SAP Hybris Cloud for Customer zugeordnet und später zusammen-gefügt. Dann öffnet sich ein Fragebogen, in dem schon während des Ge-spräches diese Informationen gesammelt und konsolidiert werden. „Die Zeit wird effizienter genutzt“, sagt Öttl.

maiCatch: „Einfacher Prozess, innovatives UI und eine sehr gute Erkennungsrate“

Die Hauptherausforderung für die Entwickler bestand vor allem darin, die Erkennungsqualität zu verbessern.

Vor- und Nachname, Telefon-, Mobil- und Faxnummern werden in der Regel auch von bisherigen Systemen zuverlässig übernommen. Doch bei den Adressdaten und der Internetadresse, der „url“, sind manuelle Nacharbeiten kaum zu vermeiden – insbesondere dann, wenn die Visitenkarten weniger geläufige Schriftzeichen enthalten, beispielsweise aus China oder Japan. „Wir brauchten einen Algorithmus, der sauber arbeitet und trainierbar ist“, erläutert der für Geschäftsentwicklungen zuständige Timo Simon von maihiro. Die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten für Texterkennung, der selbst eine Erkennungsquote von 99,8 Prozent für Business Cards angibt, bietet eine gute Basis für eine herausragende Erkennungsqualität. Darüber hinaus arbeitet maihiro daran, das Erkennen und auch Mappen zu den relevanten Feldern im SAP Hybris Cloud for Customer und die interne Verarbeitung, also die Zuordnung der Informationen, weiter zu verbessern. Timo Simon: „Die drei Alleinstellungsmerkmale für maiCatch: Ein einfacher Prozess, ein innovatives UI und eine sehr gute Erkennungsrate."

Die drei Alleinstellungsmerkmale von maiCatch:

Ein einfacher Prozess, ein innovatives UI und eine sehr gute Erkennungsrate.


Timo SimonDirector Products, Innovation & Business Development


Mehr als OCR: Business-Prozesse antriggern

Das besondere Differenzierungsmerkmal zu anderen Produkten, die Optical Character Recognition für die Erfassung von Visitenkarten einsetzen, liegt darin, dass maiCatch neben der Erfassung von geschäftlichen und privaten Kontakten sowie Leads zusätzlich Business-Prozesse antriggert: Nach Einscannen der Visitenkarte übernimmt das System einen Doublettencheck. Bei neu erfassten Leads öffnet sich ein Fragebogen, in dem die wichtigsten Informationen direkt hinterlegt werden können. Künftig reicht ein Foto von einem Service-Part-Dokument aus, um über die Bauteil- und Seriennummer direkt einen Serviceauftrag anzulegen, über den Scan eines Vertrages wird automatisch eine Vertriebschance („Opportunity“) im CRM angelegt und ein gescannter „Führerschein“ legitimiert Mitarbeiter dazu, Transaktionen durchzuführen. In welcher Form die nötigen Daten gesetzt sind, ist unwichtig: Selbst Baustellenschilder lassen sich schnell abfotografieren und als neue Kontakte verwenden – eine einfache und schnelle Methode, um neue Vertriebschancen zu erfassen.

maiCatch: Zwei Kunden, mehr als 20 Interessenten

Wie die Groupware-Integrationssoftware maiConnect und die App zur Tourenplanung maiTour, ist maiCatch ein Resultat des Innovationsmanagements bei maihiro. Mehr als 200 konkrete Ideen befinden sich aktuell im „Funnel“, von denen 40 derzeit bearbeitet werden und weitere 30 bis 40 darauf warten, genauer validiert zu werden. „Nicht alle Ideen schaffen es letztlich zur Marktreife. Wichtig ist uns, dass sie einen ganz bestimmten Mehrwert liefern und sich so im Markt behaupten“, erläutert Simon. An maiCatch sind inzwischen zwei Unternehmen (auch finanziell) beteiligt, ein Getränkehersteller und ein Elektronikkonzern. Während sich der Elektronikkonzern darauf konzentriert, die Kundenkontakte auf Messen und Veranstaltungen schnell zu erfassen und mit zusätzlichen Informationen anreichern zu können, nutzt der Getränkehersteller die Lösung dafür, berufliche wie private Kontaktdaten aufzunehmen und durch die hohe Erkennungsqualität die manuelle Nachpflege zu verkürzen. „1.200 User werden unsere Lösung bis Anfang kommenden Jahres alleine in diesen beiden Unternehmen nutzen“, so Simon, dem inzwischen Anfragen von mehr als 20 weiteren Unternehmen vorliegen.

Vom Prototypen bis zum fertigen Produkt

Im Mai letzten Jahres fiel die Entscheidung, die Idee weiter zu verfolgen. Ein Prototyp entstand, der schließlich nach drei Monaten lauffähig war – ein geeigneter Zeitpunkt für den SAP Gold-Partner maihiro, auch SAP den Ansatz vorzustellen, der letztlich deren OCR-Lösung weiterdenkt. Verhandlungen mit einigen Unternehmen starteten, bevor im vergangenen Jahr die Entwicklung begann. „Seit April haben wir die Lösung in Version 1.0 selbst in unserem Vertrieb im Einsatz“, erläutert Product Owner Öttl, dessen Kollegen die auf der SAP Cloud Plattform programmierten Lösung, ständig weiterentwickeln und im Monatsrhythmus Verbesserungen für den Kunden bereitstellen: „Das Produkt reift.“

Erhebliches Einsparpotenzial mit maiCatch

Berechnungen von maihiro zeigen, dass Unternehmen durch den Einsatz von maiCatch auf einen Return on Investment von bis zu 20 kommen, wenn Mitarbeiter anderthalb bis zwei Stunden pro Woche ihrer Zeit nicht für die Auswertung und Übertragung von Daten investieren, sondern sich stattdessen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. „Und das ist konservativ gerechnet“, so maihiro-Innovationsmanager Simon. Denn die zu erwartende, hohe Akzeptanz der App sowie die höhere Datenqualität und das schnellere Nachfassen nach Veranstaltungen seien noch gar nicht zu beziffern. Mehr Effizienz und hohes Einsparpotenzial verspricht auch das nächste Produkt im Funnel. maiLingua dient der automatischen Übersetzungen von Texten für Kampagnen, von Emails und Posts. Ein Verlag und Reifenhersteller testen es gerade.

maiCatch: Die wichtigsten Fakten

  • Kosten: Pro User und Monat 8,99 Euro
  • Implementierungszeit: innerhalb eines halben Tages

  • Arbeitszeitersparnis: 1,5 bis zwei Stunden pro Woche und Vertriebsmitarbeiter

  • Return on Invest (ROI): 10 bis 20

maiCatch: Die Entwicklung

  • Mai 2017 bis August 2017: Entstehung des Prototypens

  • August 2017: Vorstellung als Fortführung der SAP OCR-Lösung

  • Ende 2017: Start der Entwicklung

  • April 2018: Einsatz der Lösung im maihiro-Vertrieb


Autor: Andreas Schmitz ǀ 25. Mai 2018 ǀ München Ismaning

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Andreas Schmitz

Über den Autor

Andreas Schmitz

Journalist Corporate Media in München, langjährige Verlags- und Agenturerfahrung. Fokus auf Storytelling und Content Marketing im Bereich Unternehmensmedien. Besondere Affinität zu technischen und wissenschaftlichen Themen. Mitglied der Gründungredaktion der Managementzeitschrift CIO, ehemalige Redaktionsleitung des Unternehmensportals SAP.info, Entwicklung diverser elektronischer Magazine und Onlinemedien.
Weitere Infos: https://www.linkedin.com/in/andreas-schmitz-b1789627/